Ankieta po onboardingu powinna zbierać informacje dopasowane do etapu adaptacji i celu pomiaru, a nie stanowić jednorazowej oceny całego procesu. Inaczej formułuje się pytania o przygotowanie do pracy, a inaczej o znajomość zadań czy wsparcie zespołu; znaczenie mają także format formularza i sposób wykorzystania odpowiedzi do rozpoznawania powtarzalnych problemów.
Zakres i moment przeprowadzenia ankiety po onboardingu
Zakres i moment ankiety po onboardingu powinny wynikać z celu pomiaru oraz etapu adaptacji pracownika. Jedno badanie nie wystarcza, ponieważ doświadczenia z pierwszych dni różnią się od oceny procesu po jego zakończeniu. Dlatego ankieta może być elementem serii krótkich pomiarów, uzupełnionej o badanie końcowe.
W praktyce pierwsze informacje zbiera się po początkowym etapie pracy, a kolejne wtedy, gdy pracownik zdąży poznać zadania, narzędzia i sposób współpracy. Późniejszy pomiar pozwala ocenić, czy onboarding odpowiadał rzeczywistym obowiązkom oraz ustaleniom dotyczącym pracy. Zakres pytań należy każdorazowo dopasować do przebiegu onboardingu i procesów obowiązujących w organizacji.
Pytania o przygotowanie do pracy i pierwsze doświadczenia
Pytania po pierwszym tygodniu powinny sprawdzać, czy pracownik mógł rozpocząć pracę bez braków organizacyjnych i technicznych oraz jakie doświadczenia z tego okresu wymagają uzupełnienia. Warto oddzielić ocenę przygotowania od pytania o ogólne wrażenia, aby odpowiedzi wskazywały konkretny obszar do poprawy.
- Informacje przed startem – czy przed rozpoczęciem pracy przekazano podstawowe zasady organizacyjne oraz informacje zawarte w Welcome Packu.
- Przygotowanie stanowiska – czy stanowisko i komputer były gotowe od pierwszego dnia.
- Dostępy i narzędzia – czy pracownik otrzymał potrzebne oprogramowanie, dostępy do systemów firmowych i inne narzędzia.
- Wsparcie na początku – czy wiadomo było, do kogo zwrócić się w razie braku informacji lub zasobów.
- Pierwsze doświadczenia – co było najbardziej pomocne, co sprawiło trudność i czego zabrakło w pierwszym tygodniu.
Pytania o wdrożenie stanowiskowe, zadania i oczekiwania
Ta część ankiety powinna sprawdzać, czy pracownik rozumie swoją rolę i wie, czego oczekuje się od niego na stanowisku. Pytania warto odnosić do zakresu obowiązków, celów oraz sposobu oceny efektywności, a także do tego, czy szkolenia rzeczywiście przygotowały do wykonywania zadań.
- Jasność roli – czy pracownik rozumie swój zakres obowiązków i priorytety.
- Oczekiwania i cele – czy zna cele stanowiska oraz sposób oceny efektywności.
- Przygotowanie szkoleniowe – czy szkolenia pomogły mu przygotować się do wykonywania obowiązków.
- Narzędzia i zasoby – czy ma dostęp do sprzętu, oprogramowania, wytycznych i innych zasobów potrzebnych do pracy.
Odpowiedzi powinny pozwalać odróżnić brak zrozumienia roli od braków w przygotowaniu lub dostępie do zasobów. Dzięki temu pytania wskazują, czy potrzebne jest doprecyzowanie oczekiwań, uzupełnienie szkolenia czy zapewnienie narzędzi niezbędnych do realizacji zadań.
Pytania o wsparcie, relacje i integrację z zespołem
Ta część ankiety powinna oceniać, czy nowa osoba otrzymała wystarczające wsparcie społeczne i organizacyjne, by swobodnie wejść w życie zespołu. Warto rozdzielić rolę menedżera, odpowiedzialnego za rozmowy i informację zwrotną, od roli buddy’ego, który pomaga w codziennych kontaktach, poznaniu zwyczajów oraz nieformalnych zasad funkcjonowania.
- Wsparcie menedżera – czy rozmowy z przełożonym były pomocne i czy pracownik regularnie otrzymywał informację zwrotną.
- Wsparcie buddy’ego – czy opiekun był dostępny i zapewniał wystarczającą pomoc w bieżących sprawach.
- Powitanie i relacje – czy pracownik czuł się mile widziany, nawiązał kontakty z zespołem i dobrze ocenia atmosferę.
- Integracja i kultura – czy miał okazję uczestniczyć w życiu zespołu oraz poznać kulturę organizacyjną i nieformalne zasady współpracy.
Format ankiety i zasady formułowania pytań
Najlepiej łączyć w ankiecie pytania zamknięte, otwarte i skalę ocen. Pytania zamknięte ułatwiają szybki, porównywalny pomiar, natomiast otwarte pozwalają poznać kontekst, przyczyny odpowiedzi i propozycje zmian. Skala Likerta powinna mieć jasno opisane krańce, na przykład od „Zdecydowanie nie zgadzam się” do „Zdecydowanie zgadzam się”.
Każde pytanie powinno być krótkie i jednoznaczne, dotyczyć jednej kwestii oraz używać tych samych sformułowań i odpowiedzi w kolejnych pomiarach. Formularz powinien pozostać krótki, a przed publikacją warto przetestować go pod kątem zrozumiałości. Przy pytaniach drażliwych trzeba jasno określić, czy odpowiedzi są anonimowe, czy identyfikowane.
Analiza odpowiedzi i planowanie działań naprawczych
Analiza ankiety po onboardingu powinna prowadzić od pojedynczych wypowiedzi do powtarzalnych problemów, a nie do indywidualnych decyzji kadrowych. Warto porównywać odpowiedzi między zespołami i kolejnymi pomiarami, zachowując zasady poufności tak, aby zestawienia nie pozwalały rozpoznać konkretnych pracowników.
Na tej podstawie można ustalić, które kwestie wymagają działania, przypisać im priorytet i zaplanować zmianę w programie onboardingowym. Działania powinny być później oceniane w kolejnych pomiarach, a pracownicy powinni otrzymać informację, jak wykorzystano ich opinie.
- Porządkowanie wyników – grupowanie odpowiedzi według powtarzających się tematów i porównywanie ich między zespołami oraz pomiarami.
- Ustalanie priorytetów – rozpoznanie problemów, które powtarzają się na większą skalę lub utrzymują mimo wcześniejszych zmian.
- Plan działań – określenie konkretnej modyfikacji onboardingu oraz sposobu sprawdzenia jej efektu.
- Komunikacja zwrotna – przekazanie pracownikom, jakie wnioski wyciągnięto i które działania podjęto.
