W dzisiejszych czasach, kiedy ilość dokumentów w firmach rośnie w błyskawicznym tempie, konieczne jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji osobowej pracowników. W artykule pokażemy, jak prawidłowo prowadzić i przechowywać dokumenty personalne.
1. Co to jest dokumentacja osobowa pracowników?
Dokumentacja osobowa pracowników to zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia i pracy pracowników. W jej skład wchodzą m.in. umowy o pracę, oświadczenia dotyczące pracy, karty pracy, osiągnięcia pracownicze i świadectwa pracy.
2. Jak prawidłowo prowadzić dokumentację osobową pracowników?
– Dokumentacja powinna być prowadzona w sposób czytelny, uporządkowany i bezpieczny.
– Każdy pracownik powinien mieć swoje osobne akta i mieć do nich dostęp jedynie wyznaczone osoby (np. kadrowa).
– Wszystkie dokumenty powinny być poprawnie podpisane, opieczętowane oraz datowane.
– Umowy oraz oświadczenia powinny być w wersji papierowej oraz elektronicznej, a przechowywanie ich w obu wersjach pozwoli na łatwe i szybkie zlokalizowanie konkretnego dokumentu.
3. Gdzie przechowywać dokumentację osobową pracowników?
– Dokumenty personalne powinny być przechowywane w bezpiecznym, zamkniętym pomieszczeniu, zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych.
– Dostęp do dokumentacji powinien mieć jedynie wyznaczona osoba (np. kadrowa).
– Konieczne jest także prowadzenie kopii zapasowych dokumentów elektronicznych, by w przypadku uszkodzenia lub kradzieży dokumentacji, mieć możliwość przywrócenia danych.
4. Jak długo przechowywać dokumentację osobową?
– Dokumenty personalne powinny być przechowywane przez określony czas, w zależności od ich rodzaju.
– Umowy o pracę i dokumenty związane z zatrudnieniem powinny być przechowywane przez okres co najmniej 10 lat od zakończenia zatrudnienia pracownika.
– Pozostałe dokumenty (np. świadectwa pracy czy osiągnięcia pracownicze) należy przechowywać przez okres 50 lat.
5. Jak skutecznie zarządzać dokumentacją osobową pracowników?
– Najlepszym sposobem na efektywne i skuteczne zarządzanie dokumentacją osobową jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania.
– Systemy do zarządzania dokumentacją pozwolą na szybkie i łatwe znalezienie potrzebnych dokumentów, będą chronić przed utratą danych oraz pomogą zachować porządek i uporządkowanie w firmie.
Podsumowując, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji osobowej pracowników powinno być traktowane jako priorytet w każdej firmie. Prawidłowe archiwizowanie dokumentów to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także klucz do skutecznego zarządzania personelem.
