Rozpoczęcie pracy z BPMN wymaga nie tylko znajomości symboli, lecz także rozróżnienia celu i zakresu modelu. Diagram może opisywać aktualny przebieg procesu AS-IS albo przedstawiać projektowany stan TO-BE, a poziom szczegółowości powinien odpowiadać odbiorcom i zastosowaniu analitycznemu. Istotne jest również odczytywanie osobno kolejności działań w puli oraz komunikacji między uczestnikami.
Zakres i poziom szczegółowości modelu BPMN
Zakres modelu BPMN powinien wynikać z celu modelowania: obejmuje tylko ten fragment procesu, którego początek, koniec i przebieg są potrzebne do analizy lub komunikacji. Równie ważny jest poziom szczegółowości, ponieważ BPMN 2.0 pozwala tworzyć zarówno ogólne modele opisowe, jak i bardziej precyzyjne modele analityczne lub wdrożeniowe.
Dobór szczegółowości zależy od odbiorców. Interesariuszom zwykle wystarcza czytelny obraz procesu, natomiast osobom przygotowującym wdrożenie potrzebne są dokładniejsze informacje. Nadmiar detali można przenieść do podprocesów, osobnej dokumentacji albo odrębnych wersji modelu, zachowując spójny zakres i jasno określone granice procesu.
Podstawowe elementy diagramu BPMN
Podstawowe elementy diagramu BPMN tworzą wspólną notację do graficznego modelowania procesów biznesowych, obejmującą pracę, zdarzenia i mechanizmy sterowania przebiegiem procesu. Ich znaczenie wynika nie tylko z pojedynczych symboli, lecz także z relacji między nimi: jedne pokazują, co dzieje się w procesie, inne wyznaczają kolejność, decyzje oraz odpowiedzialność uczestników.
Wspólnie elementy BPMN pozwalają przedstawić przebieg i odpowiedzialność w jednym modelu. Dzięki temu diagram może łączyć perspektywę czynności wykonywanych w procesie z informacją o tym, kto lub jaka jednostka za nie odpowiada, bez zastępowania szczegółowego omówienia poszczególnych składników.
Zdarzenia, aktywności i zadania
Zdarzenia BPMN opisują fakty, które uruchamiają, zmieniają lub kończą przebieg procesu. Zdarzenie początkowe wskazuje warunek rozpoczęcia, pośrednie oznacza fakt występujący w trakcie realizacji, a końcowe wyznacza zakończenie procesu. Etykieta powinna nazywać rzeczywiste zdarzenie, np. „Odebrano zamówienie”, zamiast ogólnego „start”.
Aktywność przedstawia pracę wykonywaną w procesie. Jej podstawową, nierozkładalną w danym modelu postacią jest zadanie. Podproces służy natomiast do pokazania bardziej złożonej pracy, która ma własne kroki i może zostać opisana na niższym poziomie szczegółowości. Zdarzenie pośrednie może być powiązane z zadaniem lub podprocesem i wskazywać fakt występujący podczas ich realizacji, niekiedy kierujący przebieg do alternatywnej ścieżki.
Bramki oraz sterowanie przebiegiem procesu
Bramka BPMN jest punktem sterowania przepływem: rozdziela ścieżki zgodnie z określoną logiką albo łączy je w dalszym przebiegu procesu. Rodzaj bramki dobiera się do tego, czy proces ma wybrać jedną alternatywę, uruchomić wszystkie ścieżki czy dopuścić kilka wariantów spełniających warunki.
| Rodzaj bramki | Zastosowanie |
|---|---|
| XOR | Wybiera jedną, wzajemnie wykluczającą się ścieżkę na podstawie danych lub warunku. |
| AND | Rozdziela przepływ na wszystkie wychodzące ścieżki, które są realizowane równolegle; może też służyć do ich synchronizacji. |
| OR | Uruchamia każdą ścieżkę, której warunek jest spełniony, dlatego może prowadzić do kilku równoległych wariantów. |
Wybór między XOR a AND zależy więc od wzajemnej wyłączności decyzji: XOR oznacza jeden wariant, natomiast AND — wykonanie wszystkich wskazanych odgałęzień. OR znajduje zastosowanie wtedy, gdy dopuszczalne jest uruchomienie więcej niż jednej ścieżki, ale tylko dla spełnionych warunków.
Pule, tory i przepływy między uczestnikami
Pula BPMN reprezentuje głównego uczestnika procesu, na przykład organizację, klienta lub samodzielną osobę. W jej obrębie tory porządkują działania według ról albo jednostek odpowiedzialnych za ich wykonanie. Taki podział pokazuje, kto realizuje daną pracę, bez odwzorowywania pełnej struktury organizacyjnej.
Przepływ sekwencji wskazuje kolejność elementów procesu i pozostaje w obrębie tej samej puli. Natomiast przepływ komunikatów przedstawia wymianę treści między uczestnikami umieszczonymi w różnych pulach. Rozróżnienie tych linii oddziela wewnętrzny przebieg pracy od komunikacji między uczestnikami.
Czytanie przepływu procesu na diagramie BPMN
Czytanie diagramu BPMN polega na śledzeniu przepływu sekwencji od początku procesu do jego zakończenia. Ciągła linia ze strzałką wskazuje kolejność wykonywania elementów w obrębie tej samej puli, dlatego należy podążać za nią między kolejnymi zdarzeniami, aktywnościami i punktami decyzji.
W miejscu rozgałęzienia dalszy przebieg zależy od warunku przedstawionego przy bramce. Trzeba więc ustalić, która ścieżka odpowiada danemu wynikowi, zamiast traktować wszystkie odnogi jako wykonywane jednocześnie. Osobno należy odczytywać przepływ komunikatów: przerywana linia ze strzałką pokazuje wymianę treści między uczestnikami umieszczonymi w różnych pulach, a nie kolejną czynność w tej samej ścieżce procesu.
Modelowanie procesu AS-IS i TO-BE
Model AS-IS przedstawia obecny przebieg procesu — taki, jaki faktycznie funkcjonuje w organizacji, niezależnie od tego, czy jest spójny i efektywny. Służy analizie działań, zależności oraz miejsc, w których pojawiają się problemy lub opóźnienia. Z kolei model TO-BE pokazuje projektowany sposób realizacji procesu po planowanej optymalizacji albo zmianie.
Rozróżnienie tych modeli porządkuje analizę biznesową: AS-IS stanowi punkt odniesienia, a TO-BE opisuje oczekiwany kierunek przeobrażenia. Zestawienie obu obrazów pozwala ocenić różnicę między praktyką a stanem docelowym, przy czym szczegółowość każdego modelu powinna wynikać z celu modelowania, a nie z potrzeby odwzorowania wszystkich możliwych czynności.
Zasady tworzenia czytelnych diagramów BPMN
Czytelny diagram BPMN powinien pokazywać przede wszystkim główny przebieg procesu, a nie wszystkie informacje związane z jego realizacją. Poziom szczegółowości warto dopasować do odbiorców i celu modelowania: innej wersji potrzebuje osoba analizująca proces, a innej odbiorca szukający szybkiego obrazu całości. Zbyt rozbudowany model utrudnia odczytanie zależności, nawet jeśli zawiera poprawne elementy notacji.
- jasno określ zakres procesu oraz jego początek i koniec;
- porządkuj przepływ sekwencji poziomo, aby kierunek procesu był łatwy do śledzenia;
- umieszczaj powiązania i przepływy danych pionowo, oddzielając je od głównej logiki przebiegu;
- przenoś szczegółowe objaśnienia do osobnej dokumentacji, zamiast przeładowywać nimi diagram;
- przygotuj poziom szczegółowości odpowiedni dla konkretnej grupy interesariuszy.
W praktyce warto dążyć do zwartego układu, najlepiej mieszczącego się na jednej stronie, o ile nie wymaga to pomijania istotnych zależności. BPMN opisuje przebieg procesu, lecz nie zastępuje notacji przeznaczonej do struktur danych, diagramów przepływu danych ani dokumentowania samej logiki biznesowej.
